Bài đăng mới

Post Top Ad

21 May, 2022

【日本での仕事体験】Trải nghiệm làm việc tại Nhật Bản (phần 2): Những trải nghiệm và kinh nghiệm trong công việc

Trong bài viết trước, chúng ta đã nghe bạn đọc chia sẻ cơ duyên và con đường đến với nước Nhật cũng như những ngày đầu học việc. Hôm nay, chúng ta hãy cùng nghe những chia sẻ thực tế trong quá trình đảm nhận nhiệm vụ thiết kế, lắp ráp tại Công ty của bạn ấy. Đây là những chia sẻ rất bổ ích, đặc biệt là đối với những bạn đang có mong muốn làm việc mảng Thiết kế tại Văn phòng của một công ty Nhật Bản. 

Mới các bạn cùng đón xem phần 2: Những trải nghiệm và kinh nghiệm trong công việc.  

Con đường đảm nhận công việc thiết kế

Sau gần 1 năm vào công ty (入社)mình cũng đã dần quen việc và trưởng thành hơn. Tuy khả năng sử dụng tiếng Nhật vẫn còn chưa tốt, nhưng sếp quản lý và các senpai cũng hiểu và cố gắng trao đổi một cách đơn giản nên mình có thể hiểu và đảm nhận một số công việc phức tạp hơn. 
Đặc biệt, sau khi cậu đàn em cùng vào làm năm 2018 chuyển việc thì chỉ còn mình hỗ trợ tại văn phòng nên khối lượng công việc mình cần đảm nhận cũng tăng lên, đây có thể được coi là giai đoạn trưởng thành của bản thân.
 
【日本での仕事体験】Trải nghiệm làm việc tại Nhật Bản (phần 2): Những tarải nghiệm và kinh nghiệm trong công việc

Văn phòng làm việc của mình những ngày đầu tiên
Trong giai đoạn này, công việc mà mình được giao đã có sự thay đổi, từ việc ban đầu chủ yếu là hỗ trợ người Nhật xử lý bản vẽ, mình đã tự thiết kế một số sản phẩm đơn giản. Các nhiệm vụ giai đoạn này của mình có thể kể đến:

①  Tham gia lắp ráp sau khi gia công hoàn thiện. 
② Hỗ trợ xử ký bản vẽ, triển khai bản vẽ và tiến hành liên hệ, trao đổi với các công ty gia công để xin báo giá. 
③ Nhận nhiệm vụ thiết kế các sản phẩm, kết cấu Cơ khí theo yêu cầu của khác hàng お客様, dưới sự hướng dẫn và kiểm tra bởi sếp quản ý (課長). Sau đó thực hiện các bước theo quy định để Lập một báo giá お見積り gửi khách hàng.

Mỗi một công việc mình đảm nhận, mình đã đúc rút được rất nhiều kinh nghiệm quý giá cho bản thân. Mình xin được chia sẻ đến các bạn. 

①  Đối với công việc lắp ráp sản phẩm

- Luôn mang theo sổ tay ghi chép. Và chính mình nhận được lời khen từ các sếp vì điều này. Mỗi từ vựng, mỗi chú ý trong quá trình làm việc phải luôn ghi chép và ghi nhớ. Mình nhận ra, người Nhật tuy ít nói, nhưng họ rất chú ý đến cách làm việc của chúng mình, và sau đó sẽ báo cáo đến các sếp trên. Họ đánh giá rất cao những người chăm chỉ ghi chép và ghi nhớ những gì đã nói trong quá trình làm việc. 

- Cần nhanh chóng ghi nhớ tên tất cả các dụng cụ cơ khí trong tiếng Nhật. Ban đầu, người Nhật sẽ chỉ bảo cho bạn, cách sử dụng công cụ, vị trí bản quản công cụ, các bạn cần nhanh chóng ghi nhớ và tự sử dụng chúng. Hạn chế hỏi lại nhiều lần sau khi đã được chỉ bảo.

- Tuyệt đối không chạm vào các chi tiết lắp ráp khi không cần thiết, hoặc hoặc để các dụng cụ lên các chi tiết, có thể gây ra xước 傷、きず.Người Nhật tối kỵ vấn đề này. Và chính mình cũng từng bị nhắc nhở không phải 1 lần vì sơ ý chạm vào những vị trí không nên chạm khi không cần thiết. Họ giải thích đơn giản như thế này:
Sản phẩm đang lắp ráp, là của khách hàng, khách hàng trả tiền, khi nhận hàng mà họ thấy bị xước, hay có gì đó không tốt, tuy không ảnh hưởng lớn đến công năng của sản phẩm, nhưng sẽ làm họ có tâm trạng không vui, 悪い気持ち, giống như khi ai đó chạm vào chiếc ô tô tiền tỷ của các bạn, liệu các bạn có yên tâm không do dù hành vi đó có thể chưa gây ra vấn đề gì to tát, nhưng chắc chắn tâm trạng của bạn sẽ vô cùng lo lắng. 

- Tiếp đến, nếu có thể, với bất cứ cấu kiện, nên tìm hiểu và ghi nhớ hình dáng, vị trí, công năng của nó. Điều này là những kiến thức rất hữu ích khi các bạn thiết kế một sản phẩm nào đó. Các lỗi phát sinh trong quá trình lắp ráp gây ra do cấu kiện hay lỗi trong quá trình lắp ráp cũng là những kinh nghiệm đáng quý để cho việc bạn thiết kế sau này, nên ghi nhớ nó.
Khi không hiểu điểm nào, hãy hỏi sếp. Họ luôn đánh giá cao tinh thần ham học hỏi của nhân viên. 

①  Công việc hỗ trợ xử ký bản vẽ, triển khai bản vẽ bằng AutoCAD (CADオペレーター)và tiến hành liên hệ các công ty gia công để xin báo giá(見積り依頼作業)

Đây có thể coi là công việc mà rất nhiều bạn khi mới vào làm trong công ty được giao nếu là làm công việc Văn phòng thiết kế. Sau khi người có kinh nghiệm thiết kế đưa ra những ý tưởng, bản vẽ lắp ráp 組図 của một kết cấu máy móc nào đó, trong đó có hàng chục, hàng trăm bộ phận  tiếng Nhật gọi là các 部品. Trong đó lại có các chi tiết có thể mua được từ các nhà sản xuất  (購入品), và các bộ phận cần phải gia công(製作品). 
Các chi tiết cần gia công thì cần có bản vẽ chi tiết 部品図 trong đó phải có đầy đủ các thông tin quan trọng như: kích thước 寸法、vật liệu 材質、số lượng 数量、xử lý bề mặt nếu cần 表面処理、các chú ý khi gia công 注意、... 

Thực sự, việc xử ký bản vẽ không quá khó khăn, nhưng hiệu quả sẽ dựa trên tốc độ xử lý của mỗi người và các bạn cần ghi nhớ nhanh các thuật ngữ cơ khí trong tiếng Nhật. Nhưng chính vì không khó nên ban đầu quả thực mình đã chủ quan, quá tự tin vào bản thên nên thường có các thiếu sót như thiếu dim, mặt cắt trình bày sai hướng, thiếu ký hiệu xử lý bề mặt, hay đơn giản là font chữ không phù hợp...nhiều lần cũng bị sếp nhắc nhở. Một số thông tin khi thiếu, thì khi gửi xin báo giá, đơn vị sản suất có thể sẽ hỏi lại, cái này không gât ra thiệt hại, tuy nhiên có những cái thiếu có thể dẫn đến báo giá sai hay gia công sai. Điều này là vô vùng nguy hiểm. Ví dụ như, một chi tiết yêu cầu gia công rất kỹ mề mặt, trong kỹ thuật được gọi là 表面粗さ, bình thường nếu không chỉ định, bên gia công chỉ thực hiện việc cắt gọt đơn giản, nên khi đó giá sẽ rẻ. Nhưng nếu chỉ cần thêm một ký hiệu xử lý bề mặt thì giá thành sẽ tăng lên. 

【日本での仕事体験】Trải nghiệm làm việc tại Nhật Bản (phần 2): Những tarải nghiệm và kinh nghiệm trong công việc

Lần đầu đi du lịch

Sau những lần như thế, bản thân mình đã đưa ra một nguyên tắc đó là, sau khi vẽ xong một bản vẽ dù đơn giản hay phức tạp cũng luôn phải check lại bản vẽ theo một danh sách các thông tin cố định bắt buộc phải kiểm tra lại (mình tự tạo). Kể từ đó, những thiếu xót của mình đã giảm dần và rất may là đến nay, mình chưa gây ra những thiệt hại gì lớn cho công ty. 

Tại công ty, người Nhật thưởng sử dụng các icon để thao tác lệnh, họ thường vẽ chậm, song họ vô cùng tỷ mỉ đối với mỗi đường nét hay thông tin tạo ra, do vậy dù họ vẽ chậm nhưng thời gian check của họ rất ít. 

Về nhiệm vụ liên hệ các công ty gia công để xin báo giá(見積り依頼作業)

Quả thực, với vốn tiếng Nhật còn hạn chế, đặc biệt là tiếng Nhật ビジネス thì lại càng khó hơn. Ban đầu, mình chủ yếu nhận nhiệm vụ gửi email liên hệ đến các đơn vị phân phối 仕入先 hoặc nhà sản xuất メーカ, mỗi lần soạn mail xong, trước khi gửi đều cần nhờ sếp hoặc senpai xem giúp. 

Các bạn có thể tham khảo cách Viết mail tiếng Nhật tại đây)

Kinh nghiệm mà mình có được trong nhiệm vụ này để có thể tự đảm nhận trách nhiệm như sau:
Ban đầu, với mỗi chủ đề mail, trước khi gửi nên nhờ sếp hay senpai xem giúp. 

Mình hay nhờ bằng cách: 
◦◦◦さん、すみませんが、ちょっとお時間よろしいですか。
Khi người đó nói OK hay bảo có việc vậy, kiểu như (いいよ/ 何ですか / 何がありますか。)thì bạn có thể nhờ bằng câu sau:
今、株式会社…にお見積り依頼のメールを作成しましたが、文書をちょっと心配していますので、送る前にちょっと見ていただけないでしょうか。

Nhưng một điều các bạn cần ghi nhớ, việc nhờ này là có giới hạn, ban đầu các bạn có thể được yêu cầu là cần để sếp xem trước khi gửi. Nếu là vậy thì không có vấn đề gì. Nhưng nếu sếp không yêu cầu mà chỉ nói bạn xin bao giá, thì các bạn nên nhờ ai đó xem giúp. Nhưng từ lần thứ 2 trở đi với cùng một mẫu mail, thì các bạn phải ghi nhớ và tự làm. Nên kinh nghiệm mình rút ra là: Ghi nhớ, tìm hiểu và lưu lại tất cả các mẫu mail cho từng ngữ cảnh cụ thể trong một file, để ở nơi dễ tìm. Khi cần xem lại và sử dụng. Những mẫu câu từ sử dụng trong mail thường giống với mẫu câu các bạn sẽ  dùng khi trao đổi qua điện thoại (nếu cần) vì vậy, tốt nhất là ghi nhớ hết thật nhanh nhưng vẫn lưu lại đề phòng. Bản thân mình mỗi khi nhận được một mail hay được cc trong mail nào đó, đều lưu lại ngay, đến nay đã có file mẫu email với hàng trăm ngữ cảnh, và nó thực sự rất hữu ích. 

Tiếp đến là các bạn nên nhanh chóng ghi nhớ tên của các công ty khách hàng và người phụ trách. Khi sếp hỏi mà các bạn không nhớ, quả thật sẽ rất thất vọng. Đặc biệt khi trao đổi mà quên tên đối phương, đó là một điểm cấm kỵ trong văn hóa kinh doanh, không chỉ là ở Nhật Bản. 


Ngoài ra, trong quá trình liên hệ xin báo giá, việc trao đổi qua điện thoại là cần thiết, do vậy, cần tìm hiểu và ghi nhớ càng nhanh càng tốt cấu mẫu câu thường sử dụng khi trao đổi qua điện thoại ứng với từng trường hợp cụ thể. Hoặc luôn chuẩn bị kỹ nội dung trao đổi trước khi bắt đầu gọi cho ai đó. Ví dụ: 
- Gọi điện cho khách hàng(電話をする、電話をかける).Khi người muốn gặp không có mặt tại công ty. Muốn gửi lời nhắn nào đó...Hay khi người muốn gặp có mặt tại công ty thì cần trao đổi vấn đề gì...
- Cách nghe một cuộc gọi điện thoại (電話を出る). Nghe cuộc gọi ai đó muốn gặp mình, hay cuộc gọi giúp ai đó khi họ không có mặt tại văn phòng...

Hôm nay, mình xin được dừng tại đây, trong dịp tới, mình sẽ chia sẻ đến các bạn những Quy trình để thiết kế một sản phẩm tại Công ty mình đang làm việc nhé. 



No comments:

Post Top Ad