Bài đăng mới

Post Top Ad

17 September, 2019

【ビジネスマナー:メール書き】Ứng xử trong công việc: Cách viết mail tiếng Nhật

Khi bước chân vào môi trường công ty và tham gia guồng quay công việc của một công ty hay tổ chức, các bạn sẽ luôn cần trao đổi hoặc báo cáo công việc. Và để thực hiện việc truyền tải thông tin đó, hiện nay Gmail (hay Outlook) và điện thoại luôn là cách phổ biến và hiệu quả nhất được các cá nhân, tổ chức áp dụng và được coi là chuẩn mực trong truyền tải thông tin công việc hằng ngày.
Hôm nay, Tiếng Nhật Kỹ thuật|技術科学日本語 sẽ gửi đến các bạn nội dung đầu tiên trong series bài viết 【ビジネスマナー】Cách ứng xử trong công việc (môi trường Nhật Bản) với nội dung ビジネスメール】Cách viết mail công vic
【ビジネスマナー:メール書き】Ứng xử trong công việc: Cách viết mail tiếng Nhật

Quy tắc 1: 用件がわかるタイトルにする。Tiêu đ mail phi khái quát được ni dung bên trong

メールの中身を見ないでもどんな用件のメールがわかるようにキーワードを含めるようにしましょう。後日、探すときにも探しやすくなります。
Hãy tạo tiêu đề mail chứa các từ khóa sao cho dù không đọc nội dung chi tiết của mail nhưng người nhận vẫn có thể hiểu được nội dung công việc muốn truyền đạt. Đồng thời, sau này khi muốn tìm lại mail, có thể dễ dàng tìm lại.
Tránh viết các tiêu đề có nội dung rất chung chung như:
「お願い」  「お世話になっております」 「先日の件について」

Quy tắc 2: 本文の構成(こうせい)は、結論(けつろん)から先に!Cu trúc phn thân mail nên được bt đu bng/ hoặc trin khai t kết lun.

まず最初に宛先(あてさき)(顧客会社名、名前)を記載(きさい)します。
万が一、送り先を間違えてしまった時、すぐに相手に間違いメールである事が分かります。
Đầu tiên, cần đề cập/ nhắc đến thông tin người nhận (tên công ty khác hàng, tên người nhận), nếu chẳng may lỡ nhầm thì khi đó người nhận được mail sẽ hiểu đó là mail gửi nhầm địa chỉ.
続いて差出人名を記載し、簡単な挨拶を入れます。
Tiếp theo, đề cập đến người gửi, hãy viết lời chào đơn giản ngắn gọn.
伝えたい内容は結論を先に持ってくるようにし、文章は短くまとめ、箇条書き(かじょうがき)にするのが望ましい(のぞましい)です。最後まで読まないと内容が理解できないメールはNG また逆に、説明や背景が無い結論だけのメールもNG
Nội dung muốn truyền đạt cần được triển khai sao cho ngay từ đầu đã bao gồm/ đề cập đến kết luận hoặc mục đích của mail., câu văn được tổng hợp ngắn gọn và tốt nhất là phân chia từng mục rõ ràng..
Một mail mà nếu không đọc hết toàn bộ mail thì không sẽ không thể hiếu nội dung muốn truyền đạt thì cũng bị coi là NG (NG – NOT GOOD).
Hoặc ngược lại, mail mà chỉ có kết luận mà không hề có phần giải thích hay phần trình bày cũng là NG.

Quy tắc 3: 1行の文字数は全角で3035文字程度。S lượng ký t dng zenkaku (toàn chiu rng) trên 1 hàng nên mc 30-35 ký t

横スクロールしないと読めないといったことを避ける(さける)為です。
また、長文の場合はあらかじめ長文であることの断り(ことわり)を文頭にいれましょう。

Cần tránh việc nếu không sử dụng thanh cuộn ngang thì không thể đọc được hết đoạn mail trên 1 hàng
Ngoài ra, trường hợp cầu văn dài, hãy thêm một phần thông báo trước câu/ đoạn văn dài đó để báo trước cho đối phương biết (tránh trường hợp làm đối phương khó chịu khi đang đọc dở)

Quy tắc 4: 署名を入れる。Cần chèn ch

基本、自分が何者であるかを相手に伝えるため入れてください。
会社名、名前、連絡先(メールアドレス、代表(だいひょう)電話(でんわ))など署名のテンプレートを作成しておくのも良いです。
Về cơ bản, hãy chèn kèm theo chữ ký của mình để thông báo đến đối phương biết chúng ta (người gửi mail) là ai.
Tốt nhất nên tạo trước các template chữ ký bao gồm tên công ty, tên (người gửi), địa chỉ liên hệ (địa chỉ mail, số điện thoại đại diện) vv
Tất cả thông tin cần chính xác, không viết tắt tên công ty hay địa chỉ.
Đặc biệt, hiện nay, các nhiều công ty Nhật Bản thường ưu tiên sử dụng Outlook (của Microsoft) thay thế Gmail (của Google). Trong trường hợp đó, cần tuân thủ một số quy tắc quan trọng sau:

Quy tắc 5: htmlメールや装飾(そうしょく)を加えたメールは出さない Không nên gửi các loại mail định dạng html hoặc các loại mail có gắn các biểu tượng trang trí hoa mỹ.

ビジネスにおいては、html形式のメールは使わないのが基本。
Trong công việc, các mail định dạng htlm về cơ bản là không được sử dụng.
【理由】Lý do:
送信相手がHTMLメールに対応していないメールソフトの場合、装飾された文字や画像(がぞう)を埋め込まれても見れません。 また、文字化けしてしまうので相手を不快にさせてしまう恐れがあります。
Trong trường hợp phần mềm mail của đối phương không hỗ trợ dạng mail HTML, các ký tự gắn kèm phần trang trí hoặc hình ảnh có thể biến mất/ bị ẩn đi. Ngoài ra, việc các ký tự bị ẩn, che đi sẽ khiến đối phương khó chịu, bất an và lo sợ rủi ro tương tự cách mail Spam
「テキストファイル形式」よりも容易にウイルスを埋め込むことが出来ます。
Các định dạng file text cũng rất dễ ẩn chứa virut bên trong.
自分のメールソフトの初期設定がhtmlメールになっている場合もありますので、確認をしましょう。
[確認方法] Outlookのオプションメール
Trong quá trình cài đặt ban đầu/ khởi tạo phần mềm mail, có thể có trường hợp xuất hiện kiểu mail html cho nên hãy kiểm tra kỹ. Phương pháp kiểm tra: Lựa chọn Outlook làm ứng dụng Mail.

Quy tắc 6: 添付ファイルについて。Về file đính kèm mail

大きなファイルを添付(てんぷ)すると、ネットワーク、サーバ、受信相手に対して多大な迷惑をかけることになります。(基本的に最大サイズは、3M程度です。)
それを超えるような場合は分割、もしくは圧縮しましょう。
Khi đính kèm file dung lượng lớn, sẽ ảnh hưởng đến hệ thống mạng, server, hay có thể gây rắc rối cho đối phương nhận mail. Về cơ bản, dung lượng file tối đa khoảng 3MB.
Trường hợp vượt quá dung lượng cần chia tách file hoặc nén file.
機密情報が含まれる資料を添付する場合は、パスワードを設定し、万が一の()送信(そうしん)でも容易(ようい)OPENできないようにしましょう。
Trường hợp đính kèm tài liệu chưa thông tin cần bảo mật, cần đặt mật khẩu phòng trường hợp lỡ chẳng may gửi nhầm thì đối phương cũng không thể (hoặc rất khó có thể) mởi.

Quy tắc 7: 半角(はんかく)カタカナは使わない・環境(かんきょう)依存(いぞん)文字は使わない。 Không sử dụng các định dạng ký tự trong môi trường phụ thuộc và các ký tự katakana nửa chiều rộng

 (katakana nửa chiều rộng (hankaku và zenkaku xem bài viết dưới đây)
半角カタカナや、丸付き数字、ローマ数字、括弧(かっこ)付き省略(しょうりゃく)文字、単位記号などの環境依存文字(特定のPC機種(きしゅ)OSなどに依存する文字)は使用しないのが鉄則(てっそく)
相手のメールソフトでは文字(もじ)化け(ばけ)を起こして読めない可能性があります。
Không được sử dụng các dạng ký tự thuộc các môi trường phụ thuộc như ký tự katakana nửa chiều rộng, ký tự chữ số có đường bao trong bên ngoài, chữ số la mã, các ký tự viết tắt kèm theo dấu ngoặc, ký tự kiểu đơn vị… (là các loại ký tự đặc biệt chỉ tương thích với các máy tính, loại phiên bản hay các hệ điều hành đặc biệt).
Có thể đối phương không đọc được nếu ứng dụng mail của họ không tương thích và các ký tự định dạng đặc biệt bị biến đổi.
機種(きしゅ)依存(いぞん)文字について。Về các ký tự phụ thuộc (chỉ tương thích) với một số loại máy khác nhau
よく使ってしまいがちな文字を下記に記載します。下記の文字はwindowsの環境依存文字です。
よく有りがち(ありがち)なのは、数字()、㈱、㈲などです。
この他にも常用(じょうよう)外の漢字などは環境依存文字である可能性があります。
Dưới đây là những ký tự đặc biệt thường được sử dụng. Đây là các ký tự thường phụ thuộc môi trường hệ điều hành nhất định.
Một số ký tự phổ biến nhất là ký tự số trong vòng tròn như (), ký tự viết tắt của loại hình công ty tiếng Nhật như ㈱、㈲
Ngoài ra, còn một số Kanji không được sử dụng thường xuyên có thể cũng là các ký tự phụ thuộc vào từng môi trường hệ điều hành.
【ビジネスマナー:メール書き】Ứng xử trong công việc: Cách viết mail tiếng Nhật

Quy tắc 8: 見られて困る内容はメールで送らない Không sử dụng mail để trao đổi các thông tin trong trường hợp đó là các thông tin không thể tiết lộ.

暗号化(あんごうか)装置を使っている場合を除いて、電子メールの秘密を守ることはできません。第三者に見られてはいけないような内容をやり取りする場合に電子メールを使うのはNG
基本、認識(にんしき)してください。
Trừ trường hợp email của bạn đã được mã hóa đặc biệt, nếu không thông tin trao đổi thông tin qua mail điện tử là không thể giữ được bí mật.
Các thông tin mà không được phép tiết lộ cho bên thứ 3 mà trao đổi thông qua mail điện tử là không được phép.
Về cơ bản, hãy luôn xác nhận với người phụ trách của mình.

Quy tắc 9. 言葉遣い(ことばづかい)・敬語には細心(さいしん)注意(ちゅうい)払う(はらう)ことが重要(じゅうよう)す。Luôn cẩn trọng với cách diễn đạt ngôn từ và sử dụng kính ngữ một cách chính xác.

Một điều vô cùng quan trọng trong sử dụng tiếng Nhật đó là kính ngữ.
Bạn có thể sai nếu sử dụng với đồng nghiệp và sửa sai một vài lần. Nhưng nếu bạn sử dụng sai kinh ngữ với khách hang của bạn đó là một điều hết sức tệ hại và bạn có thể bị đánh đổi cả vị trí hay công việc của các bạn. Chính vì vậy, hãy thật cẩn thận với việc sử dụng kính ngữ nhé.
Kính ngữ tiếng Nhật là cả một chủ đề rộng, để hiểu và sử dụng nó, cần nghiên cứu kỹ, trong bài viết này tiengnhatkythuat.com không đi vào chi tiết.
Các bạn hãy xem bài viết chủ đề kính ngữ sau đây để hiểu hơn về kính ngữ nhé.

Quy tắc 10: メール送信前チェック。Kiểm tra, rà soát mail trước khi gửi.

メールを打ち(うち)終え(おえ)いざ送信、とする前に以下の点を確認しましょう。
Khi soạn xong mail, ngay trước khi gửi mail, hãy chắc chắn kiểm tra các thông tin dưới đây:
 ・送信先のアドレスが間違っていないか。
  Địa chỉ người nhật có sai sót không?
 ・文章の主旨(しゅし)がはっきりしていて、簡潔(かんけつ)に書かれているか。
    Nội dung chính của đoạn văn có rõ rang hay không, có dễ hiểu không?
 ・誤字(ごじ)脱字(だつじ)がないか。
    Có lỗi chữ hay bỏ sót chữ nào không?
 ・数字は間違っていないか。
   Chữ số có sai không (đặc biệt khi khi thông tin liên quan đến số lượng, giá cả…)
 ・相手の会社名、()署名(しょめい)、氏名、敬称(けいしょう)は間違っていないか
   Tên đối phương, phòng ban, tên công ty, cách xưng hô kính ngữ có sai sót không?
  ・添付ファイルがあるか。添付ファイル名はメールの内容と適当か。
    File đính kèm đã có chưa, tên file đính kèm có tương thích với nội dung email không?

Quy tắc 11. Luôn chào kết thúc bằng những câu kết lịch sự

Câu chào (cảm ơn) kết thúc mail tiếng Nhật về cơ bản thường giống nhau trong đóよろしくお願いいたします。là cụm từ được sử dụng phổ biến nhất, và có thể sử dụng gần như với bất kì đối tượng nào và nghĩa của nó cũng rất rộng.
Tùy thuộc vào nội dung email là 提案 (đề nghị) hay 依頼 (yêu cầu, thỉnh cầu) hay お知らせ (thông báo) mà có thể chọn các mẫu biến thể phù hợp:
以上、よろしくお願いいたします。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします
引き続きよろしくお願いいたします。
Trên đây là một số quy tắc quan trọng khi viết email công việc bằng tiếng Nhật mà chính bản than mình được công ty Nhật Bản hướng dẫn và là yêu cầu bắt buộc trong công ty mình. Đây cũng chính là các quy tắc chung của nhiều công ty Nhật Bản. Rất mong qua bài viết các bạn sẽ tự tin trao đổi bằng email trong công việc môi trường tiếng Nhật.
Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm qua sách, có rất nhiều quyển hướng dẫn viết cụ thể. Những sách này hầu như đều có bán tại các hiệu sách lớn hay ở cả book-off . Mua một cuốn sách giúp ích cho công việc và đặt trước bàn làm việc luôn là điểm cộng với bạn trong mắt công ty bạn đó. Blog xin gợi ý bạn cuốn 「誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方」của nhà xuất bản あさ出版 
【ビジネスマナー:メール書き】Ứng xử trong công việc: Cách viết mail tiếng Nhật

Hay cuốn ビジネスメールを5分で送信!「速書き文例集」

【ビジネスマナー:メール書き】Ứng xử trong công việc: Cách viết mail tiếng Nhật

Đây đều là các cuốn sách khá hay hướng dẫn viết mail chuyên nghiệp trong công việc với nhiều ngữ cảnh thường gặp trong công việc, các bạn có thể tham khảo thêm nhé.

No comments:

Post Top Ad