Post Top Ad

14 May, 2022

【ビジネスメールの書き方】Cách viết mail bằng tiếng Nhật. Các quy tắc và mẫu câu thường dùng

Tiếp tục series  【ビジネスメールの書き方】Cách viết mail bằng tiếng Nhật. Hôm nay, tiengnhatkythuat.com xin gửi đến các bạn bài viết có nội dung 【ビジネスメールの書き方】Cách viết mail bằng tiếng Nhật. Các mẫu câu thường dùng. 

Nhật Bản là nước đề cao sự trang trọng trong công việc, vì vậy, trao đổi mail trong kinh doanh với đối tác cũng có quy tắc viết riêng mà bạn cần biết để tránh không làm phật lòng đối phương. Nếu bạn chú ý cho mail (thư điện tử) của mình thì có thể khiến cho người đọc cảm thấy khó chịu ngay từ câu đầu tiên, và điều đó có thể dẫn đến những hệ lụy như mất uy tín trong công việc. Vậy đâu là những điều bạn cần biết khi viết mail trao đổi công việc với người Nhật?
Cùng tìm hiểu và ghi nhớ những quy tắc sau đây nhé:
【ビジネスメールの書き方】Cách viết mail bằng tiếng Nhật. Các mẫu câu thường dùng

1) Tiêu đề 件名: ngắn gọn, dễ hiểu chứa keyword để hiểu ngay mục đích của mail. 


Tiêu đề mail thường chỉ dài dưới 20 chữ để người đọc có thể hiểu ngay nội dung bạn muốn truyền đạt. Tiêu đề thư quá dài có thể sẽ bị cắt mất đoạn cuối khi gửi.

Trong công việc, nhiều người có thể nhận và xử lý vài chục đến vài trăm email mỗi ngày. Do đó, bạn hãy chọn tiêu đề sao cho người nhận không cần mở thư mà vẫn hiểu nội dung. Bằng cách đó, người nhận sẽ gắn mức độ ưu tiên để xử lí cho phù hợp, cũng như có thể nhanh chóng hiểu nội dung trong thư.
Ví dụ như:

【Tên sản phẩm】商品のお見積り依頼の件。Về việc yêu cầu xin báo giá cho sản phẩm ...
【Tên sản phẩm】製作の打合せ日の連絡。Liên hệ về ngày gặp mặt trao đổi việc sản xuất sản phẩm...
【Tên sản phẩm】製作依頼の件。Về yêu cầu sản xuất sản phẩm...
訪問のお礼(株式会社○○ 田中 太郎)Lời cảm ơn vì đã ghé thăm công ty (Công ty ○○ 田中 太郎)

2) Địa chỉ gửi 送信先: phân biệt cách sử dụng TO, CC, BCC


Cùng một thư có thể gửi đồng thời cho nhiều người, do đó bạn cần hiểu ý nghĩa của việc chọn nơi gửi đến.

TO: người phụ trách, người chịu trách nhiệm xử lý chính
CC, BCC: người bạn muốn gửi để họ nắm được thông tin
CC (Carbon Copy): có thể nhìn thấy địa chỉ mail của tất cả người nhận
BCC (Blind Carbon Copy): không thể nhìn thấy địa chỉ mail và tên của những người nhận khác.
Trường hợp người nhận có quen biết với bạn nhưng giữa những người nhận lại không có mối liên hệ nào với nhau, nếu bạn gửi CC thì có thể dẫn đến việc lộ thông tin. Sai lầm phổ biến nhất mà nhiều người hay mắc phải là gửi CC đồng loạt cho toàn bộ khách hàng. Vậy nên trước khi quyết định gửi mail bạn nên cân nhắc kỹ xem là gửi CC hay BCC.

3) Tên người nhận 宛先: nên ghi các thông tin khác ngoài tên (trường hợp gửi đến cá nhân)
Ghi lần lượt theo thứ tự “tên công ty, tên bộ phận, họ tên” của người nhận


株式会社○○ (Công ty ○○)
△△部 (Bộ phận △△)
部長 田中 太郎 様 (Ngài Trưởng phòng Tanaka Taro)

Hoặc 

株式会社○○ (Công ty ○○)
△△部 (Bộ phận △△)
田中 太郎 部長 (Ngài Trưởng phòng Tanaka Taro)

Hoặc 

株式会社○○ (Công ty ○○)
△△部 (Bộ phận △△)
田中 太郎 様(Ngài Tanaka Taro)

Nếu người nhận có chức danh, bạn nên thêm chức danh vào trước tên sẽ tạo ấn tượng lịch sự hơn là chỉ ghi mỗi tên. Trường hợp bạn không biết chắc chắn thì có thể chỉ ghi tên. Sau phần tên, bạn bắt buộc phải thêm “様”. Đây là cách gọi trang trọng thể hiện sự tôn trọng với người thứ 3. Nhưng bạn không được viết “様” đằng sau chức danh kiểu như “部長様”.

Nếu bạn gửi đồng loạt cho nhiều người thì cách viết sẽ như sau.
○○会社 (Công ty ○○)
△△部 各位 (Quý vị thuộc Ban △△)
Bạn không cần liệt kê tên của tất cả mọi người, mà có thể thay bằng chữ “kakui 各位 (Quý vị)”. Kakui có nghĩa tương đương với Minasama-kata (皆様方), nên không cần thêm “sama” ở phía sau.

Trường hợp gửi đến một tổ chức đoàn thể
Khi bạn gửi thư cho một tổ chức đoàn thể, chứ không phải tên cá nhân thì cách gửi như sau.

○○会社 (Công ty ○○)
△△部御中 (Quý ban △△)
“Onchu” có nghĩa tương đương với “sama” khi gửi cho cá nhân. Cách này không sử dụng khi gửi cho cá nhân.

Việc nhầm lẫn hoặc sai tên công ty, tên người nhận là điều vô cùng thất lễ. Vậy nên bạn đừng quên kiểm tra lại cả việc chuyển đổi tên sang chữ kanji xem đã chính xác chưa trước khi ấn nút gửi nhé.

4) Lời chào 挨拶đầu thư: thường được bắt đầu một cách lịch sự bằng câu chào, tùy từng tình huống bạn viết cho người trong hay ngoài công ty mà nội dung sẽ khác nhau. Trước khi bắt đầu nội dung chính, sau câu mở đầu là phần giới thiệu danh tính gồm “tên công ty” và “tên của bạn”.


[Gửi cho người ngoài công ty]
・いつもお世話になっております。Itsumo osewa ni natte orimasu (Cám ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ chúng tôi)

・日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。Higoro yori go aikotamawari arigatou gozaimasu (Cám ơn anh/chị đã luôn dành sự ưu ái cho chúng tôi)

・(早速の)ご連絡ありがとうございます。(sassoku no) Gorenraku arigatou gozaimasu (Cảm ơn anh/chị đã liên lạc sớm) (sử dụng khi trả lời thư)

・先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。Senjitsu wa kichona o jikan o itadaki makotoni arigatou gozaimashita. (Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quý báu ngày hôm trước để gặp tôi) (Sử dụng sau khi đến thăm ai đó)

・大変ご無沙汰しております。Taihen gobusatashite orimasu. (Lâu quá rồi không gặp anh/chị) (Dùng khi lâu ngày không liên lạc)

・ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。Go fuzai deshitanode, meru nite go renraku sasete itadakimasu. (Vì anh/chị đi vắng nên tôi xin phép gửi thư liên lạc) (dùng khi gọi điện nhưng đối phương đi vắng)

・何度も申し訳ございません。/度々失礼いたします。Nando mo moshiwake gozaimasen. / Tabitabi shitsurei itashimasu. (Tôi xin lỗi vì cứ làm phiền nhiều lần) (sử dụng khi liên lạc nhiều lần trong ngày)

・お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失礼いたします。Osewaninarimasu. / Hajimete go renraku sasete itadakimasu. / Totsuzen no go renraku shitsurei itashimasu. (Cảm ơn anh/chị đã luôn giúp đỡ chúng tôi/ Đây là lần đầu tiên tôi liên lạc cho anh/chị/ Xin lỗi vì sự liên lạc đột xuất này.) (Sử dụng khi gửi thư cho đối phương lần đầu)

・先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。Senjitsu wa gomeiwaku o okakeitashimashite taihen moshiwake gozaimasen deshita. (Tôi rất xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị ngày hôm trước) (dùng khi muốn xin lỗi)

[Gửi trong nội bộ công ty]
・お疲れ様です。Otsukaresamadesu. (Anh/chị vất vả quá rồi) (là lời nói động viên, khích lệ nhau làm việc)
※ “Otsukaresama” là cách nói chỉ dùng trong nội bộ công ty. Sử dụng lối nói này với đối tác bên ngoài sẽ bị coi là thiếu tôn trọng đối phương do đó không nên sử dụng.
※ “Gokuro-sama” (ご苦労様) là cách nói người trên chào lại cấp dưới, nên tốt nhất bạn không nên sử dụng.

5) Nội dung chính 本文: lưu ý nên viết đơn giản, ngắn gọn nhưng phải đầy đủ nội dung cần trao đổi


Không chỉ tiêu đề mail, mà trong nội dung của mail bạn cũng phải thể hiện rõ được điều bạn muốn truyền đạt. Ngoài nội dung, hình thức thể hiện mail cũng vô cùng quan trọng. Cách sắp xếp câu văn khó đọc sẽ khiến đối phương cảm thấy không thoải mái. Dưới đây là những điều bạn nên tham khảo trước khi viết mail.

①  1 mail chỉ cần 1 tiêu đề (việc nhồi nhét nội dung khiến nó trở nên lộn xộn, sai sót…)
②  Sử dụng hợp lý các biểu tượng và dấu đầu dòng, khoảng cách giữa các dòng
③  Sử dụng tính năng trích dẫn đối với câu hỏi của đối phương
④ Trường hợp có yêu cầu, nhờ vả trong thư thì phải thông báo chính xác thời hạn
⑤ Truyền đạt chính xác người phụ trách công việc (muốn làm việc đó với ai, người phụ trách ở công ty là ai…)
⑥ Sau khi viết xong, bạn cần kiểm tra lại bố cục xem đã ổn chưa. Nội dung mail là điều quan trọng nhưng mail được trình bày rõ ràng, mạch lạc cũng sẽ gây thiện cảm hơn cho người đọc nên bạn cũng cần chú ý điều này.

6) Kết mail 結びの挨拶: Tạo một cái kết ấn tượng bằng câu chào 


Câu nói kết thúc ngắn gọn và phổ biến nhất là よろしくお願いいたします (yoroshiku onegaishima) (Trân trọng). Bạn có thể sử dụng câu này trong hầu hết các trường hợp, nhưng nếu lần nào viết thư trao đổi cũng sử dụng câu chào giống nhau có thể tạo cảm giác buồn tẻ cho đối phương. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một số cách chào cuối câu tùy theo từng trường hợp.

[Câu kết thúc phổ biến]
・(どうぞ)よろしくお願いいたします。(dozo) Yoroshiku onegai itashimasu (Rất mong anh/chị giúp đỡ)
・引き続きよろしくお願いいたします。Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu (Mong anh/chị tiếp tục giúp đỡ)
・よろしくお願い申し上げます。Yoroshiku onegai moshiagemasu (cách truyền đạt lịch sự hơn cách ở trên)

[Khi việc giao dịch với đối tác đã trở nên quen thuộc]
・今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。Kongo tomo go shido no hodo, yoroshiku onegai moshiagemasu (Mong anh/chị lại tiếp tục chỉ bảo thêm cho tôi)
・今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。Kongo tomo kawaranu ohikitate no hodo onegai moshiagemasu. (Hy vọng sau này không có gì thay đổi, anh/chị vẫn tiếp tục chiếu cố cho tôi)

[Khi yêu cầu câu trả lời]
・ご検討のほどよろしくお願いします。Go kento no hodo yoroshiku onegaishimasu. (Mong anh/chị cân nhắc giúp tôi)
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。Go kakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu. (Nhờ anh/chị kiểm tra giúp tôi)

[Cảm ơn]
・誠にありがとうございました。Makotoni arigatou gozaimashita. (Xin cảm ơn rất nhiều)
・心より感謝申し上げます。Kokoroyori kansha moushiagemasu. (Thực lòng tôi rất cảm kích)

[Xin lỗi]
・心よりお詫び申し上げます。Kokoroyori owabi moshiagemasu. (Tôi thực sự xin lỗi)
・ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。Go kitai ni soezu moushiwake gozaimasen deshita. (Xin lỗi vì đã không đáp ứng được mong đợi của anh/chị)

[Từ chối]
・またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。Mata no kikai ga gozaimashitara, dozo yoroshiku onegai itashimasu. (Nếu có cơ hội khác, mong anh/chị tiếp tục giúp đỡ tôi)
・ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。Go kitai ni soezu kyoshukudesuga, kongo tomo dozo yoroshiku onegai itashimasu. (Rất tiếc vì đã không đáp ứng được mong đợi của anh/chị, nhưng hy vọng anh/chị vẫn tiếp tục ủng hộ chúng tôi)

7) Ký tên 署名: Cung cấp thông tin liên lạc của bạn (địa chỉ công ty, phòng ban)


・Tên công ty Tên bộ phận
・Họ tên (tên tiếng Anh)
・Mã số bưu điện, địa chỉ
・Số điện thoại, số FAX
・Email, website
・Tùy từng ngành nghề có thể ghi cả ngày nghỉ quy định, ngày nghỉ công ty

*********************************************
○○会社 □□部 
田中 二郎 (TANAKA JIRO)
〒×××-××
東京都千代田区△△ビル5F
電話 03-×××-××× 
FAX 03-×××-×××
Mail: TANAKA JIRO@××.co.jp
**********************************************

No comments:

Post Top Ad