Trong các bài viết trước, chúng ta đã nghe bạn đọc chia sẻ cơ duyên và con đường đến với nước Nhật, cùng những chia sẻ thực tế làm việc trong thời gian đầu làm việc tại công ty của bạn ấy.
Để tiếp tục series, hôm nay chúng ta cùng nghe bào cha sẻ tiếp theo của bạn đọc với tiêu đề: Quá trình tiến bộ và trưởng thành, độc lập đảm nhận nhiều dự án. Bài viết là câu chuyện thực tế về quá trình tiến bộ trong công việc, quá trình học hỏi không ngừng và kết quả là bạn đã được công ty giao nhiệm vụ tự mình đảm nhận một số dự án nhỏ và vừa.
Đây là những kinh nghiệm rất bổ ích, đặc biệt là đối với những bạn đang có mong muốn làm việc mảng Thiết kế tại Văn phòng của một công ty Nhật Bản.
Quá trình học hỏi, tiến bộ và trưởng thành
Như mình đã chia sẻ trong bài viết trước, sau khi cậu em vào công ty cùng đợt đã chuyển đi, mình được giao nhiệm vụ nhiều hơn trọng việc hỗ trợ các sempai trong văn phòng từ xử lý bản vẽ chi tiết (部品図仕上げ), đến việc hỗ trợ báo giá (部材見積り), kiểm tra hàng khi gia công xong (検品)...Và đặc biệt là một số đầu việc nhỏ (công ty mình gọi là các 物件 hoặc 案件) .
Trong quá trình đó, bản thân mình không ngừng học hỏi, tiếp thu những chỉ dẫn của cấp trên và các senpai và luôn ghi chép lại những thứ dù là nhỏ nhất. Có thể kể đến những nội dung như:
- Cách sử dụng máy in, máy FAX, scan trong phòng
- Cách, trình tự thực hiện các nghiệp vụ như gửi email, xin báo giá, xin chữ ký xác nhận của cấp trên...
- Các trình bày, thực hiện bản vẽ kỹ thuật để gia công hoặc các bản vẽ nộp cho khách hàng...
- Các thuật ngữ, câu từ, chú ý thường dùng bằng tiếng Nhật, mình luôn ghi vào một sổ tay và học thuộc.
- Tổng hợp toàn bộ các mẫu câu, mẫu email, mẫu trao đổi điện thoại trong và ngoài công ty và ghi nhớ lại.
- Trình tự, quy định sử dụng các dụng cụ cơ khí, máy móc tại xưởng như quy trình dùng máy khoan, máy cưa, máy cắt...
- Và điều quan trọng là học hỏi những kiến thức và thiết kế liên quan đến công việc từ đó áp dụng vào các dự án mà bản thân tự đảm nhận sau này.
Những dự án tự đảm nhận ban đầu
Nhờ quá trình học hỏi và làm việc đó, nên sau khoảng 1 năm (tức khoảng cuối năm 2019) từ việc chỉ đảm nhận việc hỗ trợ (対応、サポート), mình đã bắt đầu được sếp giao tự đảm nhận một đầu việc (dự án) thiết kế nhỏ. Ban đầu là các dự án có số tiền nhỏ (10万~80万円), sau đó dần dần là các dự án cỡ trung (100万円~200万円). ※1万円~2 triệu vnđ (tỷ giá tạm tính năm 2020).
Nói qua và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty mình.
Công ty mình đang làm việc có khoảng 7 chi nhánh tại Nhật Bản và nước ngoài. Ngành nghề kinh doanh gồm:
Buôn bán kinh doanh các sản phẩn liên quan đến 半導体 (chất bán dẫn), các sản phẩm phụ phụ kiến trong xây dựng...Do Bộ phận Kinh doanh (セールス部) đảm nhiệm.
Thiết kế, chế tạo và lắp đặt các sản phẩm cơ khí, bộ gá (jig) máy móc, hệ thống tự động hóa trong nhà máy hoặc trong cuộc sống...do Bộ phận Sản phẩm (プロダクト事業部)đảm nhận.
Đây chính là Phòng mình làm việc, cụ thể là phòng Thiết kế (設計課)
Xưởng làm sách, vệ sinh các thiết bị, cơ cấu công ty liên quan đến 半導体, gọi là Bộ phận 洗浄再生事業部.
Ngoài ra còn có Bộ phận Bảo dưỡng (メンテナンス事業部).
Công việc ban đầu mình được giao tự mình đảm nhận là thiết kế và chế tạo các sản phẩm cơ khí hoặc các bộ phận máy móc. Dần dần là các sản phẩm có chứa các cơ cấu phức tạp hơn, tiếp theo là các máy móc nhỏ (mình chỉ đảm nhân thiết kế gia công phần Cơ khí メーカー関係、còn phần điện, điện tử do phòng 電気 hỗ trợ).
Quy trình từ đầu đến lúc kết thúc một dự án (物件)
Để các bạn mình dung được quy trình thực hiện một dự án của công ty mình. Mình xin chỉ sẻ lại. Đây có thể là một quy trình điển hình ở hầu hết các công ty tại Nhật Bản
Bước 1: Nhận yêu cầu báo giá sản phẩm từ khách hàng (見積り依頼を受ける)
Vì là một sản phẩn thiết kế và chế tạo mới, nên việc đầu tiên là công ty mình sẽ nhận được một lời yêu cầu báo giá chế tạo mới dựa trên các yêu cầu về tính năng của sản phẩm đó. Thông thường, việc nhận lời đề nghị này công ty mình có một phần Kinh doanh đảm nhận セールス.
Với những sản phẩm không quá phức tạp, hoặc sản phẩm có mẫu sẵn (khác muốn làm thêm, gọi là コーピ), thì chỉ cần một nhân viên kinh doanh đến trao đổi với khác hàng rồi ghi chép lãi những yêu cầu của khách hàng, sau đó báo cho bên phòng Thiết kế những thông tin đó.
Đối với những sản phẩm hoặc máy móc yêu cầu những tính năng phức ạp hơn, thì sai khi nhận được đề nghị báo giá, người phụ trách (担当)của phòng Kinh doanh sẽ thông báo với phòng Thiết kế để trao đổi và cùng thống nhất lịch gặp và trao đổi với khách hàng (gọi là お打合せ).
Bước 2: Tiến hành Thiết kế sơ bộ, xác nhận các thông số cơ bản với khác hàng trước khi tiến hành báo giá cụ thể
Về cơ bản, công ty mình chia ra làm 2 loại Dự án án chủ yếu.
Một là, dự án có mức độ phức tạp thấp, đã có những yêu cầu cụ thể từ khách hàng. Đối với những Dự án này, ngay sau khi thống nhất tại buổi 打合せ, bộ phận Thiết kế sẽ tiến hành Thiết kế và dự toán. Sau khi có Báo giá cụ thể, sẽ liên hệ với khách hàng để gửi báo giá và bản vẽ Sơ bộ giao nộp (提出用図面, là bản vẽ chỉ gồm những thông số kích thước, tính năng cơ bản, xóa bỏ những thông số chi tiết).
Hai là, dự án có độ phức tạp lớn, sau khi tiếp nhận yêu cầu của khác hàng tại buổi 打合せ, thì về sẽ thiết kế Sơ bộ và xác nhận lại trước khi báo giá. Sau khí khách hàng xác nhận nếu OK thì tiếp tục bước tiếp theo, nếu cần chỉnh sửa lhì tiến hành thay đổi và tiếp tục xác nhận với khác hàng (顧客よりの承認を行う)
Bước 3: Tiến hành lập Dự toán báo giá cụ thể
Sau khi nhận được xác nhận OK từ khách hàng, tiến hành lập dự án toàn bộ các chi tiết để tính toán giá cuối cùng của Dự án.
Để lập dự toán một Sản phẩm hay một Dự án, công ty mình chia ra Chi phí đầu vào (仕入金額, hay còn gọi là Chi phí mua vào) và Chi phí bán (売り金額). Mức chênh giữa 2 loại chi phí này được coi là mức lãi của mỗi Dự án. Tỷ lệ lãi 利益率 có thể mỗi công ty là khác nhau. Ngoài ra còn số mức Giảm giá (値引き金額) trong trường hợp khách hàng có yêu cầu hoặc số lượng đặt hàng lớn.
Công ty mình mức trung bình là 35-38%% (hy hữu là 25%, còn cao có thể lên đến 40%).
Để các bạn dễ hình dung, ví dụ sau khi tính toán hết các chi phí, một sản phẩn có mức giá là 100 triệu, công ty mình sẽ bán với giá 135- 138 triệu.
Để tính ra giá của sản phẩm, công ty mình chia ra các loại chi phí như sau:
1. Chi phí Thiết kế 設計費, gồm chi phí cho phần Cơ khí và các phần khác như Điện, điện tử... Được tính dựa trên số ngày công cần thiết và Đơn giá 単価 của một ngày công của một người đã được công ty quy định.
2. Chi phí vật tư gọi là 部材費, gồm chi phí gia công (加工費)và cho phí mua các sản phẩm có bán trên thị trường 購入品
Do công ty mình chủ yếu là Thiết kế, phần gia công được thuê ngoài (外注), nên sau khi Thiết kế xong, các chi tiết cần gia công sẽ thuê một công ty có năng lực thực hiện, gọi là các 協力加工屋さん, là các công ty cơ sự hợp tác để hỗ trợ việc gia công các sản phẩm. Công ty mình sẽ gồm một danh sách các công ty mà nhân viên có thể trược tiếp gửi yêu cầu để xin báo giá một sản phẩm mà công ty đó có năng lực thực hiện. Danh sách được chia ra là công ty chuyên về gia công kim loại 金属, nhựa hoặc phi kim loại 樹脂・プラスチック・非金属.
Đối với các chi tiết có thể đặt mua (購入品)sẽ chỉ cần lấy báo giá từ bên bán (仕入先). Tất nhiên công ty sẽ có danh sách các công ty có thể xin báo giá.
Các đơn vị có trong danh sách là các công ty đã được trao đổi, thống nhất phương thức thanh toán, tài khoản giao dịch rồi, nên chỉ cần xin báo giá là xong. Còn đối với các sản phẩm mà người phụ trách muốn gửi yêu cầu báo giá từ một đơn vị không có trong danh sách, thì cần có thêm những thủ tục phức tạp hơn. Bởi nó liên quan đến việc thanh toán sau khi mua hàng, xin thông tin tài khoản ngân hàng...của đôi bên nên cần một số thủ tục khác.
Công ty mình gọi bước đăng ký một đơn vị mới gọi là 諸口
3. Chi phí Gián tiếp khác nếu có 間接費, ví dụ như các chi phí tàu xe, qua đêm nếu cần gặp khách hàng để trao đổi (tất nhiên cần xác nhận với khách hàng về chi phí này)...
4. Các loại Chi phí liên quan khác 経費関係, ví dụ như phí vật liệu phụ 副資材費, kiểu như bulong ốc ít、chi phí khấu hao dụng cụ 工具損料, phí lặt vặt khác 諸経費...
Khi khi tổng hợp các chi phí đó, sẽ tính ra được Chi phí đầu vào của một sản phẩm. Việc cần làm tiếp theo là xin ý kiến của cấp trên về mức lãi của Sản phẩm (hoặc dự án) lần này.
Như mình đã nói ở trên, mức lãi môi công ty sẽ có tỷ lệ khác nhau tùy thuộc vào rất nhiều yếu tố từ khách hàng, đến quy mô dự án, thời gian thực hiện...
Đối với việc liên hệ các công ty đối tác để xin báo giá, nhưng mình đã nói ở các bài trước, việc xin báo giá có thể thực hiện bằng cách gửi FAX, hoặc liên lạc bằng email. Gọi là bước 部材見積り依頼.
Bước 4: Xác nhận với cấp trên trước khi gửi báo giá cho khách hàng
Có thể mỗi công ty có những quy trình khác nhau. Đối với công ty mình, người phụ trách một dự án luôn phải xác nhận với cấp trên trước khi gửi báo giá cho khách hàng. Bước này công ty mình gọi là 物件管理票を承認.
物件管理票 là một biểu mẫu tổng hợp toàn bộ những đầu mục cần thiết kế tính ra giá của một sản phẩm. Mỗi dự án có một mã số riêng (được tạo trước khi bắt đầu dự án).
Sau khi người phụ trách lập xong biểu mẫu này, cần gửi email cho cấp trên (theo quy định của công ty, thường là trưởng bộ phận) yêu cầu xác nhận các nội dung trong biểu mẫu.
Sau khi nhận được xác nhận từ cấp trên, người phụ trách thiết kế sẽ tiến hành liên hệ bộ phần Kinh doanh để tạo một bảng báo giá gửi khách hàng.
Bước 5: Tạo báo giá và gửi khách hàng
Công ty mình yêu cầu mỗi báo giá có một mã số quản lý riêng (quản lý bằng hệ thống). Việc tạo báo giá được người của bộ phận kinh doanh phụ trách (người đồng phụ trách dự án hỗ trợ người phụ trách mảng Thiết kế). Việc tạo Báo giá 見積書を作成 có mẫu sẵn, chỉ cần nhập các thông số cần thiết là in ra được.
Sau khi tạo xong, người phụ trách phía Kinh doanh không được tự ý gửi khách hàng, mà cần gửi cho người phụ trách Thiết kế xác nhận nội dung về giá 価格 và thời gian giao hàng 納期.
Nếu không có vấn đề gì thì phía kinh doanh có thể tiến hành gửi Báo giá (kèm các bản vẽ cần thiết do bên Thiết kế chuẩn bị) cho khách hàng.
Đến bước này thì chỉ cần đợi (và cầu nguyện) khách hàng liên lạc để đặt hàng. Dự án được khách hàng đặt hàng gọi là 受注案件, ngược lại là 失注案件 (キャンセル).
Trong bài biết tiếp theo, mình sẽ chia sẻ đến các bạn những câu chuyện xoay quanh quá trình từ lúc nhận được yêu cầu đặt hàng của khách hàng đến lúc bàn giao sản phẩm hoàn thiện. しばらくお待ちください。
0 件のコメント:
コメントを投稿